Datenschutzhinweise für MentorInnen

Datenschutzhinweise für MentorInnen bei KinderHelden gemeinnützige GmbH

Die KinderHelden nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Um unsere Informationspflichten zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgende Informationen zum Datenschutz dar:

 

Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die

KinderHelden gemeinnützige GmbH, Breitscheidstraße 44, 70176 Stuttgart

 

Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Bei dem Mentorenprogramm der KinderHelden steht das Wohlergehen der Kinder und Jugendlichen im Mittelpunkt. Um ihnen einen passenden Mentor oder eine passende Mentorin vermitteln und im Anschluss daran alle Programmteilnehmer – Mentoren und Familien – verantwortungsbewusst und wirkungsvoll unterstützen zu können, benötigen wir einige persönliche Daten und Informationen von Ihnen. Diese Angaben sind Voraussetzung für die Teilnahme am Mentorenprogramm und dienen zum Teil auch der Entscheidung über die Aufnahme in das Programm sowie unserer Absicherung.

Zu den Informationen, die wir von Ihnen verarbeiten gehören insbesondere Ihre Adress- und Kontaktdaten, Daten zu Ihrer Person (etwa Geschlecht, Alter, Nationalität, Migrationshintergrund, Familienstand, Religion, Beruf, ggf. gesundheitliche / körperliche Beeinträchtigungen) sowie Angaben, die speziell für Ihre Auswahl als Mentor/als Mentorin von Bedeutung sind (z.B. Hobbys, Erfahrung mit Kindern etc.).

Darüber hinaus werden bei uns Informationen über die laufende Tandembeziehung gesammelt, die wir von Ihnen, Ihrem Schützling oder den Eltern erhalten. Für die Unterstützung der Tandems nutzen wir auch die sich später aus der aktiven Teilnahme ergebenden Informationen, die von uns gemeinsam mit den übrigen Daten ebenfalls für die wissenschaftliche Auswertung des Programms (Studien zur Wirksamkeit) herangezogen werden.

Wenn wir Daten von Ihnen erhalten haben, dann werden wir diese grundsätzlich nur für die Zwecke verarbeiten, für die wir sie erhalten oder erhoben haben. Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

 

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Wir sind verpflichtet, Ihre Daten nach den gesetzlich vorgegebenen Regeln zu verarbeiten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt –Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

Datenverarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO)

Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)

Sofern es sich um die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten handelt basiert die Verarbeitung zudem auf Art. 9 Abs. 2 lit. d) DSGVO.

Nur in Ausnahmefällen arbeiten wir mit Einwilligungen. Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

 

Wenn wir Daten auf Basis einer Interessenabwägung verarbeiten, haben Sie als Betroffene/r das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

 

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Mentoring-Programm kann es – in Haftungsfällen oder den  unten genannten Fällen, in denen ausnahmsweise auch eine Mitteilung an Dritte erfolgen kann – zur Aufklärung des Sachverhalts oder zu Beweiszwecken erforderlich werden, auf die Ihre Teilnahme betreffenden Daten und Informationen zurückzugreifen. In Hinblick auf geltende Verjährungsbestimmungen und in Abstimmung mit den Aufsichtsbehörden -Beauftragten müssen wir hierfür relevante Aufzeichnungen ab Ihrem Ausscheiden für bis zu 30 Jahre aufbewahren.

 

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Wir garantieren Ihnen den vertraulichen Umgang mit den Sie betreffenden Daten und Informationen, zu denen – abgesehen von den nachfolgend beschriebenen Ausnahmen – nur die Mitarbeiter von den KinderHelden Zugang haben. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dies für die Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, die Weitergabe auf Basis einer Interessenabwägung i.S.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zulässig ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder Sie insoweit eine Einwilligung erteilt haben.

Für wissenschaftliche Zwecke (interne und externe Studien) können auch Mitarbeiter eines beauftragten Forschungsinstituts Zugang zu den Interessenten-/Mentoren-Daten erhalten. Für sie gelten dann dieselben Grundsätze zum Umgang mit persönlichen Daten und Informationen wie für die Mitarbeiter der KinderHelden. Vor der Weitergabe werden die Daten pseudonymisiert, so dass Dritte keine Rückschlüsse auf die Personen ziehen können.

Zur Zusammenstellung eines Tandems können Angaben, die speziell für Ihre Auswahl als Mentor/als Mentorin von Bedeutung sind an die Eltern des Kindes weitergegeben werden (etwa Geschlecht, Alter, Nationalität, Familienstand, Beruf, Hobbys, Erfahrung mit Kindern etc.). Name und Adress- bzw. Kontaktdaten des Mentors/der Mentorin werden den Eltern jedoch erst dann genannt, wenn alle Beteiligten – Eltern, Kind und Mentor/in – dem Tandem zugestimmt haben.

Die Mitarbeiter der KinderHelden geben ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die betroffene Person (Interessent bzw. Mentor) keine persönlichen Daten und Informationen an Dritte weiter, sofern sie hierzu nicht aufgrund von Gesetz oder richterlichem Beschluss verpflichtet sind oder wenn dies im Rahmen polizeilicher Ermittlungen, für die Zwecke eines laufenden

 

Gerichtsverfahrens oder sonst zur Behebung einer bestehenden Beweisnot (etwa in einem Versicherungsfall) erforderlich ist.

 

Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Sofern eine Weitergabe Ihrer Daten zur Datenverarbeitung erforderlich ist haben wir mit den Auftragsverarbeitern entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen um sicherzustellen, dass Ihre Daten DSGVO konform verarbeitet werden und ein ausreichendes Schutzniveau gegeben ist.

Diese Daten und Informationen werden von uns für die oben genannten Zwecke teilweise auch in digitaler Form aufbewahrt. Für diese Daten haben nur wenige verantwortliche KinderHelden-Mitarbeiter eine Zugangsberechtigung.

 

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Wir bitten um Verständnis, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Dies dient unmittelbar dem Schutz Ihrer Daten. Sie haben ein Recht auf Berichtigung, oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

 

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Sollte Sie Fragen oder Anmerkungen zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten haben dürfen Sie jederzeit auf uns zukommen. Sie erreichen uns unter mail@kinderhelden.info oder telefonisch unter 0711/34 24 77 – 0.

 

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten für unsere Unternehmen benannt:

IITR Datenschutz GmbH, Dr. Sebastian Kraska, Marienplatz 2, 80331 München, E-Mail: email@iitr.de